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Hallo zusammen, ich weiß das ist eigentlich kein Reisethema, aber ich dachte hier sind genug Leute die auch selbstständig oder im kleinen Betrieb arbeiten. Wir haben gerade das Chaos bei uns: Rechnungen, Verträge, alles irgendwo auf verschiedenen Rechnern und in Ordnern die keiner mehr durchblickt. Ich würde das gerne mal vernünftig digitalisieren, aber ich weiß nicht mal wo ich anfange. Gibt’s da eine sinnvolle Reihenfolge? Welche Dokumente zuerst, welches System, was muss man rechtlich beachten? Bin für jeden Tipp dankbar.
Kenn ich, haben wir bei uns vor zwei Jahren auch durchgezogen. Mein Rat: erstmal nur eine Dokumentenart nehmen, z.B. Eingangsrechnungen, und dafür einen klaren Ablageplan festlegen. Ordnerstruktur nach Jahr und Lieferant oder so. Wenn das sitzt, kommt der Rest von alleine. Wichtig ist auch dass alle im Betrieb mitmachen, sonst bringt das schönste System nichts. Und unbedingt vorher klären was steuerlich als digitaler Beleg anerkannt wird – am besten kurz mit dem Steuerberater sprechen.
Wir haben das bei uns ähnlich angegangen. Was mir damals wirklich geholfen hat war, mich vorher ein bisschen über Dokumentenmanagement-Dienstleister zu informieren, gerade wenn man keine eigene IT-Abteilung hat. Ich bin dabei auf https://www.gedak.de gestoßen, die machen genau das – Dokumentenmanagement für kleinere Betriebe. Hat mir zumindest geholfen zu verstehen was alles dazugehört, bevor ich irgendwas eingekauft hab.
Guter Punkt mit dem Steuerberater, das unterschätzen viele. Die GoBD-Anforderungen sind echt nicht ohne, da reicht es nicht einfach alles einzuscannen und gut ist. Wir nutzen mittlerweile ein einfaches DMS und das hat uns viel Zeit gespart. Aber der Anfang ist tatsächlich immer das Schlimmste – einmal alles sichten und entscheiden was überhaupt noch gebraucht wird. Danach läuft’s.
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